Digital invitasjon med svarfrist og gjesteliste.

En egen side for anledningen

Et bryllup eller en konfirmasjon samler folk som ikke står i noen felles gruppe fra før. Derfor er arrangementet sin egen private side, med egen gjesteliste: bare de inviterte ser den, og den blir aldri indeksert av søkemotorer. Lag den med dato, sted og en beskrivelse. Adressen blir en kartlenke, og gjestene kan legge datoen rett i kalenderen sin.

Legg inn gjestelisten og send invitasjonene på e-post. Gjestene svarer ja, nei eller kanskje, uten passord og uten å lage konto på forhånd, og gjester med bare mobilnummer slipper inn når de logger inn med Vipps.

Svarfristen gjør jobben

Sett en frist, så ser du hele tiden hvem som har svart hva, og hvem som ikke har svart. Påminnelsen går bare til dem som ikke har svart, så ingen blir purret uten grunn.

Har dere ikke datoen ennå?

Start med en datoavstemning: foreslå noen tidspunkter og send én lenke, så stemmer folk på det som passer. De som får lenken, svarer med bare et navn. Når datoen er valgt, er arrangementet allerede i gang. Finn en tid som passer.

Påmelding med lenke

For en klassefest eller et jubileum kan du heller dele en påmeldingslenke: den som trykker «Bli med», setter seg selv på gjestelisten. Lenken har et tak og en utløpsdato, og du får et varsel hver gang noen blir med, så listen aldri vokser i det stille.

Ønskeliste

Skriv opp det dere ønsker dere, så krysser gjestene av for hva de tar. De andre ser at et ønske er tatt, men aldri av hvem, så to av dem kommer ikke med det samme. Du som arrangerer ser ingenting av avkryssingen før dagen er over. Da kan du åpne lista, og se hvem som ga hva til takkekortene.

Før og etter dagen

Programmet kan ligge på siden som PDF før dagen. Etterpå kan dere dele bildene og videoene samme sted, i innlegg bare gjestene ser, og gjestene kan skrive i tråden. Ingenting havner i en offentlig strøm, og ingenting slettes av seg selv.

Planlegger dere sammen?

Står en komité eller en toastmaster bak dagen, kan de ha sin egen gruppe på kauke ved siden av arrangementet. Der bor referatene og budsjettet som vedlegg, praten i kommentarfeltene, og planleggingsmøtene som egne arrangementer. Gjestene ser aldri noe av det, og talene forblir en overraskelse.

Hva det koster

Ingenting. Et arrangement har 500 MB til bilder, video og vedlegg, og det er ingen reklame. Du bekrefter deg med Vipps én gang når du oppretter; gjestene trenger bare e-posten sin.

Hva kauke ikke gjør

• Ingen designmaler. Invitasjonen er en ryddig side med bilde, ikke et kort med kalligrafi. Skal invitasjonen trykkes på papir, er andre bedre på det.
• Gjestene logger inn for å svare. Uten innlogging vet du ikke hvem av gjestene «Kari» er, så svaret krever innlogging med e-post, uten passord. Vil du at folk skal kunne svare helt uten innlogging, med bare et navn, kan du åpne for det etterpå fra arrangementets side.
• Ingen verktøy for resten av planleggingen. Bordkartet kan ligge på siden som PDF, men gjestene kan bare lese det. kauke holder styr på hvem som kommer, og på ønskelista.

Kom i gang

Lag arrangementet, legg inn gjestene, og send invitasjonene. Det tar noen minutter, og du bekrefter deg med Vipps én gang. Alle som oppretter en gruppe eller et arrangement på kauke gjør det, så en invitasjon herfra er verdt å åpne.